ก่อนที่พนักงานจะสามารถบันทึกการเข้าออกงาน (Clock in/Clock out) ผ่านแอป SeaTalk บนโทรศัพท์มือถือได้ แอดมินจะต้องตั้งค่าระบบบันทึกการเข้าออกงาน ซึ่งรวมไปถึง:

• เวลาที่พนักงานจะต้องบันทึกการเข้าและออกงาน
• วิธีการที่พนักงานจะบันทึกการเข้าออกงาน

ใครสามารถตั้งค่าได้บ้าง?

• แอดมิน
• แอดมินคนอื่นๆ ที่ได้รับอนุญาตให้แก้ไขระบบบันทึกการเข้างาน

ก่อนที่คุณจะเริ่ม

• แพลนตารางงานของพนักงานและร่างไว้บนกระดาษก่อน ซึ่งควรจะตอบคำถามเหล่านี้
• พนักงานทุกมีตารางงานเหมือนกันหรือไม่
• พนักงานแบ่งเวลาการทำงานออกเป็นกี่กลุ่ม อะไรบ้าง
• กะงานของพนักงานแต่ละคนคืออะไรบ้าง
• เพิ่มพนักงานเข้ามาให้องค์กรผ่าน SeaTalk
• ตั้งค่าปฏิทินวันหยุดนักขัตฤกษ์

1. ตั้งค่าวันทำงานให้พนักงาน

เมื่อพนักงานเข้าร่วมบริษัทผ่าน SeaTalk แล้ว คุณสามารถตั้งค่าวันทำงานให้พนักงานได้ตามปฏิทินและประเภทกะงานที่แตกต่างออกไป

• ตั้งค่าปฏิทินวันหยุดนักขัตฤกษ์ สำหรับพนักงาน ปฏิทินวันหยุดจะถูกเลือกในกลุ่มทำงาน ซึ่งพนักงานที่อยู่ในกลุ่มทำงานนั้นๆ ไม่ต้องบันทึกการเข้าออกงานในวันหยุดนักขัตฤกษ์ตามปฏิทิน

หมายเหตุ: หากเลือกตารางงานแบบกำหนดเอง วันหยุดนักขัตฤกษ์ตามปฏิทินจะไม่มีผล พนักงานจะยังสามารถกดบันทึกการเข้าออกงานในวันหยุดนักขัตฤกษ์ได้

• สร้างกลุ่มทำงานเพื่อจัดการบันทึกการเข้าออกงานของพนักงาน ซึ่งแอดมินจะต้องเลือกพนักงานแต่ละคนเข้าไปในกลุ่มทำงานโดยแบ่งตามวันหยุดนักขัตฤกษ์และวันทำงาน
• ตั้งค่ากะงานให้พนักงานซึ่งแอดมินสามารถดูการตั้งค่าได้ในขั้นตอนที่ 3
• สร้างกะงานแบบถูกกำหนด
• สร้างกะงานแบบยืดหยุ่น หากไม่ได้กำหนดเวลาเข้าออกให้พนักงานแบบตายตัว แต่ต้องการกำหนดเพียงแค่ชั่วโมงทำงาน
• สร้างกะงานแบบฟรี หากอนุญาตให้พนักงานเข้าออกงานได้กี่โมงก็ได้และไม่ต้องกำหนดชั่วโมงการทำงาน

2. ตั้งค่าวิธีการบันทึกการเข้าออกงาน

ในกลุ่มทำงาน คุณสามารถเลือกได้ว่าจะให้พนักงานบันทึกการเข้าออกงานอย่างไร ตามกฏการเข้างาน

• กำหนดสถานที่ด้วย GPS : เมื่อไหร่ที่มือถือของพนักงานอยู่ในรัศมีที่กำหนด โดยจับจาก Location service จึงจะสามารถกดบันทึกการเข้าออกงานได้
• กำหนดสถานที่ด้วย Wifi : พนักงานต้องต่อ Wifi ในมือถือตามชื่อที่กำหนดจึงจะสามารถกดบันทึกการเข้าออกงานได้
• หากต้องการให้พนักงานบันทึกการเข้าออกงานนอกสถานที่ก็สามารถเปิดบันทึกการเข้างานนอกสถานที่ได้

3. ตั้งค่าตารางงานสำหรับพนักงาน

ตั้งค่าตารางงานในกลุ่มทำงาน

• ถ้าพนักงานมีตารางงานที่ตายตัว เช่น ทำงานจันทร์ - ศุกร์ และหยุดวันเสาร์ - อาทิตย์ สามารถใช้ตารางปกติได้
• ถ้าพนักงานมีตารางงานที่ไม่ตายตัว มีการเปลี่ยนวันหยุดหรือสลับกะงานทุกอาทิตย์ สามารถใช้ตารางงานแบบกำหนดเองได้

4. ตั้งค่าโฟลว์การอนุมัติหากพนักงานมีการขอร้องแก้ไขข้อมูล

หากไม่ตั้งโฟลว์การอนุมัติ การยื่นเรื่องขอแก้ไขข้อมูลการเข้าออกงานของพนักงานจะถูกอนุมัติอัตโนมัติ

แต่ถ้าหากต้องการให้หัวหน้าอนุมัติ แอดมินสามารถตั้งค่าโฟลว์การอนุมัติได้

5. สรุปการเข้างาน

แอดมินสามารถดูสรุปการเข้างานและสรุปการขอร้องแก้ไขข้อมูลของพนักงานได้ในสรุปการเข้างาน

แอดมินยังสามารถ Import ข้อมูลใหม่หรือเปลี่ยนแปลงบันทึกการเข้างานของพนักงานได้