ก่อนที่ผู้ใช้งานจะสามารถส่งคำร้องขอเคลมค่าใช้จ่ายได้นั้น แอดมินจะต้องตั้งค่ารายละเอียดการเคลมขึ้นมาก่อน ดังนี้:
- ประเภทการเคลม
- สกุลเงินพื้นฐาน
- วงเงินและนโยบายการเคลม
- การอนุมัติการเคลม
ใครสามารถตั้งค่าได้บ้าง?
- Super Admin หรือ แอดมินคนอื่นๆที่ได้รับอนุญาตให้แก้ไขการเคลม
ก่อนที่คุณจะเริ่ม
- กำหนดประเภทการเคลมที่ใช้ภายในองค์กรของคุณ
- กำหนดสกุลเงินที่องค์กรของคุณใช้เคลมค่าใช้จ่าย
- กำหนดวงเงินการเคลมในแต่ละประเภทการเคลม
- หากพนักงานของคุณใช้ประเภทการเคลมหรือวงเงินการเคลมที่แตกต่างกัน ให้จัดกลุ่มพนักงานตามการใช้งานที่แตกต่างกัน
1. ตั้งค่าพื้นฐานสำหรับรายงานการเคลม
ก่อนการตั้งค่าการเคลม แอดมินต้องตั้งค่าพื้นฐานดังนี้:
- เข้าสู่ SeaTalk Admin Center เลือก แอปพลิเคชัน > การเคลม
- หากคุณเข้าใช้งานครั้งแรก จะต้องเริ่มตั้งค่ารายงานการเคลมก่อน
- เลือก สกุลเงินพื้นฐาน และ ตำแหน่งทศนิยม ที่คุณใช้ในการเคลมค่าใช้จ่ายในองค์กร หากตั้งค่าสกุลเงินพื้นฐานแล้ว จะไม่สามารถเปลี่ยนแปลงได้ จากนั้นคลิก ถัดไป
- คลิก การตั้งค่าการส่งคำขอ โดยการกำหนด การอนุญาตการเคลมค่าใช้จ่ายภายในระยะเวลา
- กรอก คำนำหน้า และ ลำดับตัวเลข ที่ต้องการให้รายงานนี้เริ่มต้น ส่วนนี้จะช่วยให้คุณสามารถติดตามรายงานการเคลมของพนักงานได้
- เลือก template ของรายงานเป็น แนวตั้ง หรือ แนวนอน โดยคุณสามารถคลิกที่ ตัวอย่าง เพื่อดูฟอร์แมทของรายงานได้
- เมื่อตั้งค่าเสร็จแล้ว คลิก ยืนยัน
หากต้องการแก้ไขการตั้งค่าด้านต้น สามารถแก้ไขได้โดยคลิกที่ การตั้งค่าทั่วไป ในแถบรายการด้านซ้ายมือ คุณสามารถดูข้อมูลเพิ่มเติมได้จากการแก้ไขการตั้งค่ารายงานการเคลม
2. ตั้งค่าสกุลเงินพื้นฐาน
หากองค์กรของคุณใช้สกุลเงินเพียงสกุลเดียวในการเคลมค่าใช้จ่าย คุณไม่จำเป็นต้องตั้งค่าสกุลเงินอื่นๆ เพิ่มเติม
อย่างไรก็ตาม หากองค์กรของคุณใช้สกุลเงินมากกว่าหนึ่งสกุล คุณสามารถดูข้อมูลเพิ่มเติมได้จากการตั้งค่าสกุลเงินสำหรับค่าใช้จ่ายการเคลม
3. ตั้งค่าประเภทการเคลม
SeaTalk ได้ตั้งค่าประเภทการเคลมพื้นฐานให้อัตโนมัติ:
- Travel - Air Ticket
- Travel - Hotel
- Fixed Assets
- Team Building
- Medical Fee
- Others
แต่ละประเภทการเคลมจะมีแบบฟอร์มพื้นฐานสำหรับคำร้องขอการเคลมค่าใช้จ่าย โดยพนักงานสามารถกรอกข้อมูลในฟอร์มและขอเคลมค่าใช้จ่ายในประเภทการเคลมนั้นๆตามต้องการ
หากคุณต้องการเพิ่มหรือแก้ไขประเภทการเคลมอื่นๆ คุณสามารถสร้างและแก้ไขประเภทการเคลมให้เหมาะกับการใช้งานในองค์กรของคุณได้
4. เพิ่มพนักงานในนโยบายการเคลม
พนักงานที่ถูกเพิ่มในนโยบายการเคลมจะสามารถส่งรายงานการเคลมได้ตามประเภทการเคลมที่อยู่ในนโยบายนั้นๆ
ยกตัวอย่างเช่น:
- พนักงานเต็มเวลาที่ถูกเพิ่มในนโยบายการเคลมที่มีการเคลมประเภทการเดินทางจะสามารถทำรายการการเคลมที่เกี่ยวกับค่าใช้จ่ายในการเดินทางต่างๆได้
- พนักงานที่เป็นสัญญาจ้างที่ถูกเพิ่มในนโยบายการเคลมที่ไม่มีการเคลมประเภทการเดินทางจะไม่สามารถทำรายการการเคลมที่เกี่ยวกับค่าใช้จ่ายในการเดินทางต่างๆได้
SeaTalk ได้ตั้งค่านโยบายการเคลมพื้นฐานมาให้ โดยพนักงานที่ถูกเพิ่มเข้ามาในองค์กรจะถูกเพิ่มเข้ามาในนโยบายการเคลมโดยอัตโนมัติ หากต้องการใช้งานนโยบายการเคลม:
- เพิ่มประเภทการเคลมในนโยบายการเคลม
- มอบหมายพนักงานในนโยบายการเคลม
คุณสามารถดูข้อมูลเพิ่มเติมได้จากตั้งค่าและจัดการนโยบายการเคลม
5. ตั้งค่าการอนุมัติการเคลม
หากคุณไม่ตั้งค่าการอนุม้ติการเคลม การเคลมทั้งหมดจะถูกบันทึกในรายงานการเคลมเพื่อรอแอดมินอนุมัติ
หากคุณต้องการตั้งค่าผู้อนุมัติการเคลมให้กับพนักงาน คุณสามารถสร้างโฟลว์การอนุมัติการเคลม เมื่อรายงานการเคลมผ่านสายการอนุมัติจนถึงขั้นสุดท้ายแล้ว รายงานการเคลมจะถูกบันทึกในรายงานการเคลมเพื่อให้แอดมินอนุมัติในขั้นสุดท้าย
6. อนุมัติการเคลม
เมื่อการอนุมัติการเคลมสิ้นสุด จะมีเพียงแอดมินเท่านั้นที่สามารถอนุมัติขั้นสุดท้ายได้ในรายงานการเคลมคุณสามารถดูข้อมูลเพิ่มเติมได้จากการเคลมเพื่อให้แอดมินอนุมัติในขั้นสุดท้าย
หมายเหตุ: การชำระเงินคืนให้กับพนักงานไม่สามารถทำได้ใน SeaTalk ฝ่ายการเงินจะต้องชำระเงินคืนให้กับพนักงานในช่องทางอื่น เนื่องจาก SeaTalk จะช่วยคุณในการติดตามการเคลมของพนักงานของคุณเท่านั้น
