ก่อนที่ผู้ใช้งานจะสามารถส่งคำร้องขอเคลมค่าใช้จ่ายได้นั้น แอดมินจะต้องตั้งค่ารายละเอียดการเคลมขึ้นมาก่อน ดังนี้:

• ประเภทการเคลม
• สกุลเงินพื้นฐาน
• วงเงินและนโยบายการเคลม
• การอนุมัติการเคลม

ใครสามารถตั้งค่าได้บ้าง?

• Super Admin หรือ แอดมินคนอื่นๆที่ได้รับอนุญาตให้แก้ไขการเคลม

ก่อนที่คุณจะเริ่ม

• กำหนดประเภทการเคลมที่ใช้ภายในองค์กรของคุณ
• กำหนดสกุลเงินที่องค์กรของคุณใช้เคลมค่าใช้จ่าย
• กำหนดวงเงินการเคลมในแต่ละประเภทการเคลม
• หากพนักงานของคุณใช้ประเภทการเคลมหรือวงเงินการเคลมที่แตกต่างกัน ให้จัดกลุ่มพนักงานตามการใช้งานที่แตกต่างกัน

1. ตั้งค่าพื้นฐานสำหรับรายงานการเคลม

ก่อนการตั้งค่าการเคลม แอดมินต้องตั้งค่าพื้นฐานดังนี้:

• เข้าสู่ SeaTalk Admin Center เลือก แอปพลิเคชัน > การเคลม
• หากคุณเข้าใช้งานครั้งแรก จะต้องเริ่มตั้งค่ารายงานการเคลมก่อน
• เลือก สกุลเงินพื้นฐาน และ ตำแหน่งทศนิยม ที่คุณใช้ในการเคลมค่าใช้จ่ายในองค์กร หากตั้งค่าสกุลเงินพื้นฐานแล้ว จะไม่สามารถเปลี่ยนแปลงได้ จากนั้นคลิก ถัดไป
• คลิก การตั้งค่าการส่งคำขอ โดยการกำหนด การอนุญาตการเคลมค่าใช้จ่ายภายในระยะเวลา
• กรอก คำนำหน้า และ ลำดับตัวเลข ที่ต้องการให้รายงานนี้เริ่มต้น ส่วนนี้จะช่วยให้คุณสามารถติดตามรายงานการเคลมของพนักงานได้
• เลือก template ของรายงานเป็น แนวตั้ง หรือ แนวนอน โดยคุณสามารถคลิกที่ ตัวอย่าง เพื่อดูฟอร์แมทของรายงานได้
• เมื่อตั้งค่าเสร็จแล้ว คลิก ยืนยัน

หากต้องการแก้ไขการตั้งค่าด้านต้น สามารถแก้ไขได้โดยคลิกที่ การตั้งค่าทั่วไป ในแถบรายการด้านซ้ายมือ คุณสามารถดูข้อมูลเพิ่มเติมได้จากการแก้ไขการตั้งค่ารายงานการเคลม

2. ตั้งค่าสกุลเงินพื้นฐาน

หากองค์กรของคุณใช้สกุลเงินเพียงสกุลเดียวในการเคลมค่าใช้จ่าย คุณไม่จำเป็นต้องตั้งค่าสกุลเงินอื่นๆ เพิ่มเติม

อย่างไรก็ตาม หากองค์กรของคุณใช้สกุลเงินมากกว่าหนึ่งสกุล คุณสามารถดูข้อมูลเพิ่มเติมได้จากการตั้งค่าสกุลเงินสำหรับค่าใช้จ่ายการเคลม

3. ตั้งค่าประเภทการเคลม

SeaTalk ได้ตั้งค่าประเภทการเคลมพื้นฐานให้อัตโนมัติ:

• Travel - Air Ticket
• Travel - Hotel
• Fixed Assets
• Team Building
• Medical Fee
• Others

แต่ละประเภทการเคลมจะมีแบบฟอร์มพื้นฐานสำหรับคำร้องขอการเคลมค่าใช้จ่าย โดยพนักงานสามารถกรอกข้อมูลในฟอร์มและขอเคลมค่าใช้จ่ายในประเภทการเคลมนั้นๆตามต้องการ

หากคุณต้องการเพิ่มหรือแก้ไขประเภทการเคลมอื่นๆ คุณสามารถสร้างและแก้ไขประเภทการเคลมให้เหมาะกับการใช้งานในองค์กรของคุณได้

4. เพิ่มพนักงานในนโยบายการเคลม

พนักงานที่ถูกเพิ่มในนโยบายการเคลมจะสามารถส่งรายงานการเคลมได้ตามประเภทการเคลมที่อยู่ในนโยบายนั้นๆ

ยกตัวอย่างเช่น:

• พนักงานเต็มเวลาที่ถูกเพิ่มในนโยบายการเคลมที่มีการเคลมประเภทการเดินทางจะสามารถทำรายการการเคลมที่เกี่ยวกับค่าใช้จ่ายในการเดินทางต่างๆได้
• พนักงานที่เป็นสัญญาจ้างที่ถูกเพิ่มในนโยบายการเคลมที่ไม่มีการเคลมประเภทการเดินทางจะไม่สามารถทำรายการการเคลมที่เกี่ยวกับค่าใช้จ่ายในการเดินทางต่างๆได้

SeaTalk ได้ตั้งค่านโยบายการเคลมพื้นฐานมาให้ โดยพนักงานที่ถูกเพิ่มเข้ามาในองค์กรจะถูกเพิ่มเข้ามาในนโยบายการเคลมโดยอัตโนมัติ หากต้องการใช้งานนโยบายการเคลม:

• เพิ่มประเภทการเคลมในนโยบายการเคลม
• มอบหมายพนักงานในนโยบายการเคลม

คุณสามารถดูข้อมูลเพิ่มเติมได้จากตั้งค่าและจัดการนโยบายการเคลม

5. ตั้งค่าการอนุมัติการเคลม

หากคุณไม่ตั้งค่าการอนุม้ติการเคลม การเคลมทั้งหมดจะถูกบันทึกในรายงานการเคลมเพื่อรอแอดมินอนุมัติ

หากคุณต้องการตั้งค่าผู้อนุมัติการเคลมให้กับพนักงาน คุณสามารถสร้างโฟลว์การอนุมัติการเคลม เมื่อรายงานการเคลมผ่านสายการอนุมัติจนถึงขั้นสุดท้ายแล้ว รายงานการเคลมจะถูกบันทึกในรายงานการเคลมเพื่อให้แอดมินอนุมัติในขั้นสุดท้าย

6. อนุมัติการเคลม

เมื่อการอนุมัติการเคลมสิ้นสุด จะมีเพียงแอดมินเท่านั้นที่สามารถอนุมัติขั้นสุดท้ายได้ในรายงานการเคลมคุณสามารถดูข้อมูลเพิ่มเติมได้จากการเคลมเพื่อให้แอดมินอนุมัติในขั้นสุดท้าย

หมายเหตุ: การชำระเงินคืนให้กับพนักงานไม่สามารถทำได้ใน SeaTalk ฝ่ายการเงินจะต้องชำระเงินคืนให้กับพนักงานในช่องทางอื่น เนื่องจาก SeaTalk จะช่วยคุณในการติดตามการเคลมของพนักงานของคุณเท่านั้น