Onboard SeaTalk: วิธีการ onboard ทั้งหมด!
SeaTalk เป็นมากกว่าแอปพลิเคชันการสื่อสารภายในองค์กร เราช่วยเหลือองค์กรของคุณด้วยฟีเจอร์ที่ตอบโจทย์การพัฒนาบุคคลในองค์กรและฟีเจอร์ที่ถูกออกแบบมาเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของธุรกิจของคุณ บทความนี้จะนำเสนอขั้นตอน onboard SeaTalk อย่างละเอียด ทั้งการตั้งองค์กรใน SeaTalk และการเพิ่มพนักงานเข้ามาในองค์กร
ขั้นตอนที่ 1: สร้างบัญชี SeaTalk
หมายเหตุ: กรุณาข้ามขั้นตอนนี้หากคุณได้สร้างบัญชี SeaTalk เรียบร้อยแล้ว
- ดาวน์โหลด และติดตั้งแอปพลิเคชัน SeaTalk จาก App Store/Google Play บนมือถือ
- เปิดแอปพลิเคชันและใช้ "อีเมลบริษัท" ในการสมัคร SeaTalk โดยกรอกข้อมูลตามขั้นตอนต่างๆ
ขั้นตอนที่ 2: สร้างองค์กรใน SeaTalk
เมื่อคุณสร้างบัญชี SeaTalk เรียบร้อยแล้ว ระบบจะให้คุณสร้างองค์กรของคุณผ่านแอปพลิเคชัน SeaTalk ได้เลย
หมายเหตุ: หากคุณสร้างบัญชี SeaTalk โดยเชื่อมกับบัญชี Facebook หรือ Apple ID จะไม่สามารถสร้างองค์กรได้
การสร้างองค์กรมีขั้นตอนดังนี้:
- เลือก "สร้างองค์กร"
2. กรอกชื่อบริษัทหรือร้านค้าของคุณ
3.กรอกประเทศของคุณ
4.เลือกรหัสประเทศ (ประเทศไทย 66+) และกรอกเบอร์โทร โดยไม่ต้องใส่ 0 ข้างหน้า
5.เลือก "สร้าง"
6.เลือก "เข้าสู่ SeaTalk" เพื่อเริ่มใช้งาน SeaTalk
นอกจากนี้คุณยังสามารถสร้างองค์กรของคุณผ่านคอมพิวเตอร์หรือบนเดสก์ท็อปได้
หมายเหตุ: เมื่อคุณสร้างองค์กรแล้วคุณจะถูกตั้งเป็นแอดมินหลักโดยอัตโนมัติ โดยที่คุณสามารถเพิ่มแอดมินท่านอื่นๆ ได้
เข้าเว็บไซต์ https://seatalk.in.th/ และเลือก “เริ่มต้นใช้งาน”
- กรอกข้อมูลส่วนตัวต่างๆ รวมถึงชื่อบริษัทและอีเมล
- นอกจากนี้คุณยังสามารถลงทะเบียนด้วยเบอร์โทรโดยใช้วิธีการที่กล่าวมา
- เมื่อลงทะเบียนเรียบร้อยแล้ว ระบบจะตรวจสอบว่าคุณได้เคยลงทะเบียนในแอปพลิเคชัน SeaTalk มาก่อนหน้านี้แล้วหรือไม่ หากคุณเคยลงทะเบียน QR Code จะปรากฏขึ้นให้คุณสแกน คุณจะต้องล็อคอินในแอปพลิเคชัน SeaTalk โดยใช้อีเมลที่กรอกไปในขั้นตอนก่อนหน้าและใช้แอป SeaTalk ในการสแกน QR Code และระบบจะให้คุณเข้าสู่ SeaTalk Admin Center เพื่อตั้งค่าในระบบหลังบ้านต่อไป
- แต่ถ้าหากคุณยังไม่เคยลงทะเบียนในแอปพลิเคชัน SeaTalk ระบบจะให้คุณดาวน์โหลดแอปพลิเคชัน SeaTalk มาไว้บนโทรศัพท์มือถือของคุณ และคุณสามารถกรอกอีเมลหรือเบอร์โทรศัพท์เพื่อลงทะเบียน เมื่อเสร็จเรียบร้อยแล้วคุณสามารถสแกน QR Code ด้านล่างเพื่อเข้าสู่ SeaTalk Admin Center สำหรับการตั้งค่าระบบต่างๆ
หมายเหตุ: เมื่อการลงทะเบียนบริษัทสำเร็จแล้ว คุณจะกลายเป็นแอดมินหลัก และคุณสามารถเพิ่มแอดมินท่านอื่นๆ เข้ามาเพื่อตั้งค่าระบบต่างๆ
ขั้นตอนที่ 3: ล็อคอินใน SeaTalk Admin Center
SeaTalk Admin Center เป็นระบบหลังบ้านสำหรับแอดมินในการตั้งค่าองค์กรและระบบ HR ต่างๆ จะมีเพียงแอดมินหลักและแอดมินที่ได้รับสิทธิ์เท่านั้นที่สามารถเข้าถึงระบบ SeaTalk Admin Center ได้
วิธีล็อคอิน
- เข้าไปที่ SeaTalk Admin Center จะมีหน้า QR Code ปรากฏขึ้น
- เข้าไปที่แอปพลิเคชัน SeaTalk บนโทรศัพท์มือถือ และล็อคอินโดยใช้ "อีเมลบริษัท" (อีเมลที่ลงทะเบียนบริษัทไว้)
- กดเครื่องหมาย "+" มุมขวาบนในแอปพลิเคชัน (แถบแชท)
- เลือก "สแกน QR Code" และใช้โทรศัพท์มือถือสแกน QR Code บนหน้า Admin Center
- กด "ล็อคอิน" ในโทรศัพท์
ขั้นตอนที่ 4: สร้างแผนก
หลังจากที่ล็อคอินใน SeaTalk Admin Center เรียบร้อยแล้ว คุณต้องสร้างแผนกต่างๆ ใน SeaTalk
การสร้างแผนกจะช่วยให้คุณสามารถเห็นแผนผังองค์กรที่ชัดเจนและจัดการระบบ HR ต่างๆ ได้ง่ายและสะดวกมากขึ้น
วิธีตั้งค่าแผนก
- ล็อคอินใน SeaTalk Admin Center
- เลือกแถบ "องค์กร" ด้านบน
- เลือกเครื่องหมาย "+" เพื่อเพิ่มแผนกใหม่และข้อมูลต่างๆ
- เพิ่มแผนกหลักและแผนกย่อยตามนโยบายบริษัทของคุณ
- คุณสามารถสร้างแผนกย่อยโดยการกดเครื่องหมาย "+" ด้านขวามือของแผนกหลัก
ขั้นตอนที่ 5: การเชิญพนักงานเข้าร่วมองค์กรใน SeaTalk
คุณมี 3 วิธี ในการเชิญพนักงานเข้าร่วมองค์กรใน SeaTalk
วิธีที่ 1: พนักงานเข้าร่วมองค์กรเองผ่าน QR Code หรือรหัสองค์กร
- พนักงานทุกคนจะต้องดาวน์โหลดแอปพลิเคชัน SeaTalk มาไว้บนโทรศัพท์มือถือผ่าน App Store/Google Play และล็อคอินใช้งานโดยใช้ "อีเมลพนักงาน" หรือ "เบอร์โทรศัพท์มือถือ" เท่านั้น (ห้ามใช้การล็อคอินผ่าน Facebook)
- แอดมินเข้าไป SeaTalk Admin Center และเลือกแถบ "องค์กร" ด้านบน
- เลือก "เชิญพนักงาน"
- แอดมินจะต้องแชร์ QR Code หรือ รหัสองค์กร ให้พนักงานสแกนผ่านแอปพลิเคชัน SeaTalk
- เมื่อพนักงานสแกน QR Code หรือกรอกรหัสองค์กรในแอปพลิเคชัน SeaTalk เรียบร้อยแล้ว แอดมินต้องทำการอนุมัติ โดยในหน้า "เชิญพนักงาน" เลือก "ขอเข้าร่วม" และทำการอนุมัติรายคน
- เมื่อพนักงานได้รับการอนุมัติจากแอดมินแล้ว พนักงานจะสามารถเริ่มสนทนากับพนักงานในแผนกอื่นๆ และใช้ระบบ HR ขององค์กรได้ (หากแอดมินตั้งค่าเรียบร้อยแล้ว)
วิธีที่ 2: แอดมินเพิ่มพนักงานผ่าน Admin Center ทีละคน
มีขั้นตอนดังนี้:
- เข้าไปที่ SeaTalk Admin Center > เลือกองค์กร
- เลือก “เพิ่มพนักงาน” มุมขวาบนของหน้าจอ
- กรอกข้อมูลพนักงานที่ต้องการเพิ่ม
- กด “เพิ่ม” เพื่อบันทึกพนักงาน หรือ กด “เพิ่ม & ทำต่อ” เพื่อบันทึกและเพิ่มพนักงานคนอื่นๆ ต่อไป
หมายเหตุ:
- หากต้องการใช้งาน การเข้างาน / การลา / การเคลม คุณจะต้องเพิ่ม "รายงานต่อ" (ผู้อนุมัติ) และ "วันที่เข้าร่วม" (วันเริ่มงานวันแรก) ก่อน โดยการเพิ่มชื่อพนักงานในช่อง "รายงานต่อ" พนักงานรายนั้นจะต้องถูกเชิญเป็นพนักงานแล้ว และได้ทำการล็อคอิน SeaTalk ในแอปพลิเคชั่นบนมือถือแล้ว ชื่อจึงจะปรากฏให้เลือก
- ถ้าคุณเปิด “ส่งอีเมลเชิญ” ระบบ SeaTalk จะส่งอีเมลเชิญไปที่อีเมลของพนักงาน
วิธีที่ 3: แอดมินเพิ่มพนักงานผ่าน Admin Center ทีละหลายๆ คนโดยใช้ Template
มีขั้นตอนดังนี้:
- เข้าไปที่ SeaTalk Admin Center > เลือกองค์กร
- สร้างแผนก ดูวิธีการสร้างแผนกที่นี่
- เลือก “Import แบบ Batch/แก้ไข” > “Import”
- เลือกดาวน์โหลด Template
- กรอกข้อมูลพนักงานที่ต้องการเพิ่มใน Template และกดบันทึกไฟล์
- อัพโหลดหรือลากไฟล์ที่บันทึกแล้วมาในช่องที่ให้อัพโหลด ระบบจะแจ้งผลการอัพโหลด หากการอัพโหลดไม่สมบูรณ์ ระบบจะส่ง Excel File กลับไปเพื่อให้คุณสามารถตรวจสอบสาเหตุของข้อผิดพลาด
- เมื่อการอัพโหลดเสร็จสมบูรณ์แล้วเลือก “Import”
หมายเหตุ:
- กรุณาอ่านคำแนะนำใน Template เพื่อการกรอกข้อมูลที่ถูกต้อง โดยข้อมูลที่จำเป็นต้องกรอกคือ ชื่อพนักงาน อีเมล และรหัสแผนก (ตัวเลขหรือตัวอักษรที่ตั้งไว้)
- หากต้องการใช้งาน การเข้างาน / การลา / การเคลม คุณจะต้องเพิ่ม "รายงานต่อ" (ผู้อนุมัติ) และ "วันที่เข้าร่วม" (วันเริ่มงานวันแรก) ก่อน โดยการเพิ่มชื่อพนักงานในช่อง "รายงานต่อ" พนักงานรายนั้นจะต้องถูกเชิญเป็นพนักงานแล้ว และได้ทำการล็อคอิน SeaTalk ในแอปพลิเคชั่นบนมือถือแล้ว จึงจะสามารถใส่อีเมลผู้อนุมัติได้
หมายเหตุ: ถ้าคุณเปิด “ส่งอีเมลเชิญ” ระบบ SeaTalk จะส่งอีเมลเชิญไปที่อีเมลของพนักงานแต่ละคน
ขั้นตอนที่ 6: การตั้งค่าระบบ HR
แอดมินจะต้องตั้งค่าระบบ HR ใน SeaTalk Admin Center ก่อนที่พนักงานจะสามารถใช้งานระบบ HR บนโทรศัพท์มือถือได้
จะตั้งค่าการลาได้อย่างไร?
- ตั้งค่าปฏิทินวันหยุด
- ตั้งค่ากลุ่มทำงานสำหรับพนักงานที่มีปฏิทินวันหยุดเหมือนกัน
- ตั้งค่าประเภทการลาและกฏการลา
- ตั้งค่านโยบายการลา
- กำหนดพนักงานสำหรับนโยบายการลาต่างๆ
- ตั้งค่าโฟลว์การอนุมัติ
สามารถดูวิธีการตั้งค่าการลาแบบละเอียดได้ ที่นี่
จะตั้งค่าระบบการเข้างานได้อย่างไร?
- ตั้งค่าปฏิทินวันหยุด
- ตั้งค่ากลุ่มทำงานสำหรับพนักงานที่มีปฏิทินวันหยุดเหมือนกัน
- ตั้งค่า GPS/Wifi สำหรับสถานที่ที่ต้องการให้พนักงานบันทึกการเข้างาน
- ตั้งค่ากะงาน
- ตั้งค่าโฟลว์การอนุมัติ
สามารถดูวิธีการตั้งค่าระบบการเข้างานแบบละเอียดได้ ที่นี่
จะตั้งค่าระบบการเคลมได้อย่างไร?
- ตั้งค่าค่าเงินและอัตราแลกเปลี่ยน
- ตั้งค่าประเภทการเคลม
- ตั้งค่านโยบายการเคลม
- ตั้งค่าโฟลว์การอนุมัติ
สามารถดูวิธีการตั้งค่าการเคลมแบบละเอียดได้ ที่นี่
ขั้นตอนที่ 7: การเพิ่มแอดมินคนอื่นๆ
คุณสามารถให้สิทธิ์แอดมินคนอื่นๆ ในการจัดการ SeaTalk Admin Center ได้ โดยดูวิธีการจัดการระบบแอดมินและเพิ่มแอดมิน ที่นี่ และดูวิธีการเพิ่มหน้าที่สำหรับแอดมินอื่นๆ ที่นี่
