ยินดีด้วย และยินดีต้อนรับเข้าสู่ SeaTalk! เนื่องจากตอนนี้คุณได้เป็นแอดมินหลักขององค์กร กรุณาทำตามขั้นตอนด้านล่างในการตั้งค่าองค์กรและเริ่มให้พนักงานใช้งาน

หมายเหตุ: ก่อนการตั้งค่าองค์กร คุณจะต้องดาวน์โหลดแอปพลิเคชัน SeaTalk และล็อคอินในแอปพลิเคชันโดยใช้อีเมลที่คุณลงทะเบียน SeaTalk สำหรับองค์กรก่อนหน้านี้

ขั้นตอนที่ 1: ล็อคอินใน SeaTalk Admin Center

ใน SeaTalk Admin Center แอดมินสามารถจัดการข้อมูลพนักงานในองค์กรและตั้งค่าข้อมูลในการใช้งานของฟีเจอร์ต่างๆ เช่น เวลาการเข้าออกงาน ประเภทและจำนวนวันลา หรือประเภทการเคลม เป็นต้น 

ปล. กรุณาข้ามขั้นตอนนี้หากคุณสามารถล็อคอินเข้าสู่ Admin Center เรียบร้อยแล้ว

วิธีล็อคอิน

• เข้าไปที่ SeaTalk Admin Center จะมีหน้า QR Code ปรากฏขึ้น
• เปิดที่แอปพลิเคชัน SeaTalk บนมือถือ และล็อคอินโดยใช้อีเมลที่ลงทะเบียนบริษัท
• กดเครื่องหมาย "+" มุมขวาบนในแอปพลิเคชัน (แถบแชท)
• เลือก "สแกน QR Code" และสแกน QR Code บนหน้า Admin Center

ขั้นตอนที่ 2: ตั้งค่าแผนก

การสร้างแผนกจะช่วยให้คุณสามารถเห็นแผนผังองค์กรที่ชัดเจนและจัดการระบบ HR ต่างๆ ได้ง่ายและสะดวกมากขึ้น

วิธีตั้งค่าแผนก

• ล็อคอินใน SeaTalk Admin Center
• เลือกแถบ "องค์กร" ด้านบน
• เลือกเครื่องหมาย "+" เพื่อเพิ่มแผนกหลักใหม่และข้อมูลต่างๆ
• เพิ่มแผนกหลักและแผนกย่อยตามนโยบายบริษัทของคุณ
• คลิกเพื่อดูวิธีการเพิ่มแผนกเพิ่มเติม

ขั้นตอนที่ 3: เชิญพนักงานเข้าร่วมองค์กร

พนักงานจะต้องเข้าร่วมองค์กรเพื่อใช้ระบบ HR ต่างๆ ในแอปพลิเคชัน SeaTalk

คุณมี 3 วิธี ในการเชิญพนักงานเข้าร่วมองค์กรใน SeaTalk

วิธีที่ 1: พนักงานเข้าร่วมองค์กรเองผ่าน QR Code หรือรหัสองค์กร

• พนักงานทุกคนจะต้องดาวน์โหลดแอปพลิเคชัน SeaTalk มาไว้บนโทรศัพท์มือถือผ่าน App Store/Google Play และล็อคอินใช้งานโดยใช้ "อีเมลพนักงาน" หรือ "เบอร์โทรศัพท์มือถือ" เท่านั้น (ห้ามใช้การล็อคอินผ่าน Facebook)
• แอดมินเข้าไป SeaTalk Admin Center และเลือกแถบ "องค์กร" ด้านบน
• เลือก "เชิญพนักงาน"
• แอดมินจะต้องแชร์ QR Code หรือ รหัสองค์กร ให้พนักงานสแกนผ่านแอปพลิเคชัน SeaTalk
• เมื่อพนักงานสแกน QR Code หรือกรอกรหัสองค์กรในแอปพลิเคชัน SeaTalk เรียบร้อยแล้ว แอดมินต้องทำการอนุมัติ โดยในหน้า "เชิญพนักงาน" เลือก "ขอเข้าร่วม" และทำการอนุมัติรายคน
• เมื่อพนักงานได้รับการอนุมัติจากแอดมินแล้ว พนักงานจะสามารถเริ่มสนทนากับพนักงานในแผนกอื่นๆ และใช้ระบบ HR ขององค์กรได้ (หากแอดมินตั้งค่าเรียบร้อยแล้ว)

วิธีที่ 2: แอดมินเพิ่มพนักงานผ่าน Admin Center ทีละคน

มีขั้นตอนดังนี้:

1. เข้าไปที่ SeaTalk Admin Center > เลือกองค์กร
2. เลือก “เพิ่มพนักงาน” มุมขวาบนของหน้าจอ
3. กรอกข้อมูลพนักงานที่ต้องการเพิ่ม
4. กด “เพิ่ม” เพื่อบันทึกพนักงาน หรือ กด “เพิ่ม & ทำต่อ” เพื่อบันทึกและเพิ่มพนักงานคนอื่นๆ ต่อไป

หมายเหตุ:

• หากต้องการใช้งาน การเข้างาน / การลา / การเคลม คุณจะต้องเพิ่ม "รายงานต่อ" (ผู้อนุมัติ) และ "วันที่เข้าร่วม" (วันเริ่มงานวันแรก) ก่อน โดยการเพิ่มชื่อพนักงานในช่อง "รายงานต่อ" พนักงานรายนั้นจะต้องถูกเชิญเป็นพนักงานแล้ว และได้ทำการล็อคอิน SeaTalk ในแอปพลิเคชั่นบนมือถือแล้ว ชื่อจึงจะปรากฏให้เลือก
• ถ้าคุณเปิด “ส่งอีเมลเชิญ” ระบบ SeaTalk จะส่งอีเมลเชิญไปที่อีเมลของพนักงาน

วิธีที่ 3: แอดมินเพิ่มพนักงานผ่าน Admin Center ทีละหลายๆ คนโดยใช้ Template 

มีขั้นตอนดังนี้:

1. เข้าไปที่ SeaTalk Admin Center > เลือกองค์กร
2. สร้างแผนก ดูวิธีการสร้างแผนกที่นี่
3. เลือก “Import แบบ Batch/แก้ไข” > “Import”
4. เลือกดาวน์โหลด Template
5. กรอกข้อมูลพนักงานที่ต้องการเพิ่มใน Template และกดบันทึกไฟล์
6. อัพโหลดหรือลากไฟล์ที่บันทึกแล้วมาในช่องที่ให้อัพโหลด ระบบจะแจ้งผลการอัพโหลด หากการอัพโหลดไม่สมบูรณ์ ระบบจะส่ง Excel File กลับไปเพื่อให้คุณสามารถตรวจสอบสาเหตุของข้อผิดพลาด
7. เมื่อการอัพโหลดเสร็จสมบูรณ์แล้วเลือก “Import”

หมายเหตุ:

• กรุณาอ่านคำแนะนำใน Template เพื่อการกรอกข้อมูลที่ถูกต้อง โดยข้อมูลที่จำเป็นต้องกรอกคือ ชื่อพนักงาน อีเมล และรหัสแผนก (ตัวเลขหรือตัวอักษรที่ตั้งไว้)
• หากต้องการใช้งาน การเข้างาน / การลา / การเคลม คุณจะต้องเพิ่ม "รายงานต่อ" (ผู้อนุมัติ) และ "วันที่เข้าร่วม" (วันเริ่มงานวันแรก) ก่อน โดยการเพิ่มชื่อพนักงานในช่อง "รายงานต่อ" พนักงานรายนั้นจะต้องถูกเชิญเป็นพนักงานแล้ว และได้ทำการล็อคอิน SeaTalk ในแอปพลิเคชั่นบนมือถือแล้ว จึงจะสามารถใส่อีเมลผู้อนุมัติได้

หมายเหตุ: ถ้าคุณเปิด “ส่งอีเมลเชิญ” ระบบ SeaTalk จะส่งอีเมลเชิญไปที่อีเมลของพนักงานแต่ละคน

ขั้นตอนที่ 4: การตั้งค่าระบบ HR

แอดมินจะต้องตั้งค่าระบบ HR ใน SeaTalk Admin Center ก่อนที่พนักงานจะสามารถใช้งานระบบ HR บนโทรศัพท์มือถือได้

จะตั้งค่าการลาได้อย่างไร?

1. ตั้งค่าปฏิทินวันหยุด
2. ตั้งค่ากลุ่มทำงานสำหรับพนักงานที่มีปฏิทินวันหยุดเหมือนกัน
3. ตั้งค่าประเภทการลาและกฏการลา
4. ตั้งค่านโยบายการลา
5. มอบหมายพนักงานสำหรับนโยบายการลาต่างๆ
6. ตั้งค่าโฟลว์การอนุมัติ

สามารถดูวิธีการตั้งค่าการลาแบบละเอียดได้ ที่นี่

จะตั้งค่าระบบการเข้างานได้อย่างไร?

1. ตั้งค่าปฏิทินวันหยุด
2. ตั้งค่ากะงาน
3. ตั้งค่ากลุ่มทำงานสำหรับพนักงานที่มีปฏิทินวันหยุดเหมือนกัน
4. ตั้งค่า GPS/Wifi สำหรับสถานที่ที่ต้องการให้พนักงานบันทึกการเข้างาน
5. มอบหมายกลุ่มทำงานต่างๆ ให้พนักงาน
6. ตั้งค่าโฟลว์การอนุมัติ

สามารถดูวิธีการตั้งค่าระบบการเข้างานแบบละเอียดได้ ที่นี่

จะตั้งค่าระบบการเคลมได้อย่างไร?

1. ตั้งค่าค่าเงินและอัตราแลกเปลี่ยน
2. ตั้งค่าประเภทการเคลม
3. ตั้งค่านโยบายการเคลม
4. มอบหมายพนักงานสำหรับนโยบายการเคลมต่างๆ
5. ตั้งค่าโฟลว์การอนุมัติ

• สามารถดูวิธีการตั้งค่าการเคลมแบบละเอียดได้ ที่นี่

ขั้นตอนที่ 5: การเพิ่มแอดมินคนอื่นๆ

คุณสามารถให้สิทธิ์แอดมินคนอื่นๆ ในการจัดการ SeaTalk Admin Center ได้ โดยดูวิธีการจัดการระบบแอดมินและเพิ่มแอดมิน ที่นี่ และดูวิธีการเพิ่มหน้าที่สำหรับแอดมินอื่นๆ ที่นี่

ต้องการความช่วยเหลือหรือไม่?

หากคุณมีข้อสงสัยเพิ่มเติม หรือ ต้องการความช่วยเหลือสามารถติดต่อเราได้ที่นี่ หรืออีเมลมาหาเราที่ support@seatalk.biz หรือโทร 06-6114-5385 ได้เลยค่ะ ทางเราจะรีบติดต่อกลับไปให้เร็วที่สุดค่ะ